PROF. DR. BAŞAK KANDİ KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI 

by admin

PROF. DR. BAŞAK KANDİ KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI 

1.GİRİŞ 

1.1 Amaç 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”),“Prof. Dr. Başak Kandi Muayenehanesi” (“Kurum”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Kurum;Kurum çalışanları, çalışan adayları, hastalar, tedarikçiler, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Kurum tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. 

1.2 Kapsam

 Kurum çalışanları, çalışan adayları, hastalar, tedarikçiler, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kurumun sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

 Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. 

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. 

Çalışan : “Prof. Dr. Başak Kandi” Kurumu personeli. 

Hasta : “Prof. Dr. Başak Kandi” den sağlık, tıbbi tedavi hizmeti alan kişi. 

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

 Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. 

Hizmet Sağlayıcı : Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. 

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

 İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. 

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. 

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. 

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

 Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. 

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. 

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. 

Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. 

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. 

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. 

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. 

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. 

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Kurumun tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir. 

ÜNVANIGÖREVİ
Veri YöneticisiKişisel Verileri Koruma Kurumu Çalışanların
politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
Veri YöneticisiPolitika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi,
ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden
ve Kurum kararı ile iptal edilmesinde ve
saklanmasından sorumludur.
Veri Güvenliği SorumlusuPolitika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik
çözümlerin sunulmasından sorumludur.
Diğer BirimlerGörevlerine uygun olarak Politikanın
yürütülmesinden sorumludur
Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

3.KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Kurum tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı,
web, dosya paylaşım, vb.)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS,
VERBİS.)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı,
saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt
dosyası, antivirüs vb. )
• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart
vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Kağıt
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları,
ziyaretçi giriş defteri)
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Kurum tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, hastalar, tedarikçiler, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak
ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Kurumumuz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir.
Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 4721 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 6563 Sayılı Kanun
• Özel Sağlık Sigortaları yönetmeliği ve ilgili mevzuat
• Hasta Hakları Yönetmeliği ve ilgili mevzuat
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, sigorta mevzuatı
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri
kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kurum, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
• Sağlık hizmetinin ifası
• Faturalandırma işlemleri
• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Kurumsal iletişimi sağlamak.
• Kurum güvenliğini ve denetimini, veri güvenliğini sağlamak,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri
işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde
güncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini
sağlamak.
• Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Sms, elektronik ileti gönderebilmek, sağlık hizmetleri dahilinde soru ve şikayetlere cevap verebilme
• Mali müşavirlik, avukatlı hizmeti, hukuki müşavirlik hizmeti alımı
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri
alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok
edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile
kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde
cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişinin Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyette bulunması ve bu talebin
Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre
saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Kurum tarafından ilgili kişinin
talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile
kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi
dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Kurum tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler
Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Kurumumuz bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar
ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini
etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece
yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, , yerel alan ağını oluşturan
kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi, verilerin
bulunduğu fiziki ortamların (arşiv , muhasebe, hasta dosyaları vb) anahtarlarının yalnızca yetkili kılınan kişide
bulunması vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, anti virüs yazılımları, log kayıt takip
sistemi, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik
tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmakta ve düzenli olarak bilgi
işlem desteği alınmaktadır.
• Kurum içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz
çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim
denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli
tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve
Kurula bildirmek için Kurum tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde
tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.

• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre
sınırlandırılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler için gerekli aydınlatmalar yapılmış, kanunen gerekli görülen hallerde açık
rızalar alınmıştır.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği
konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle
veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması
gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya FTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

5.2 İdari Tedbirler
Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi,
kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına
yönelik Kurum içi eğitimler verilmektedir.
• Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara ve hizmet alımı yapılan tedarikçi vb. özel ve tüzel
kişilere gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlar yönünden gizlilik sözleşmesi yapılmış olup, uymayanlar
hakkında yasal işlem uygulanır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine
getirilmektedir, kanunun gerekli gördüğü hallerde ilgili kişilerin rızaları alınmaktadır.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
⦁ Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
⦁ Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
⦁ Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Pandemi sürecinin gerektirdiği KVKK önlemleri alınmış, hasta ve personele gerekli aydınlatmalar
yapılmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel
veriler, Kurum tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun
olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt OrtamıAçıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel VerilerSunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi
tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel VerilerElektronik ortamda yer alan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı
yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için
hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel VerilerFiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak
arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer
çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar
kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri
okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek
karartma işlemi de uygulanır
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel VerilerFlash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel
verilerden saklanmasını gerektiren süre sona
erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve
erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek
şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.
Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel VerilerKâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler geri
döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel VerilerOptik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel
verilerden saklanmasını gerektiren süre sona
erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline
getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi
uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan
geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz
bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz
hale getirilir.

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği
belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından
geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı
açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri
bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kurum Yöneticisi tarafından güncellemeler
yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme
işlemi Veri Güvenliği Sorumlusu tarafından yerine getirilir.
Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu
Sözleşmelerin Hazırlanması ve İfa Faaliyeti Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde;

SÜREÇSAKLAMA SÜRESİİMHA SÜRESİ
Hasta kayıt ve tanı ve tedavi
süreçlerinin yürütülmesi
Sürecin tamamlanmasından
itibaren 20 yıl
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Kurum tedavi süreçleri dışındaki
hizmetlerin (iletişim vb) faaliyetlerinin
İcrası
Sözleşmelerin hazırlanması
Sürecin tamamlanmasından
itibaren 10 yıl
Sürecin tamamlanmasından
itibaren 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Muhasebe SüreçleriSürecin tamamlanmasından
itibaren 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin
Yürütülmesi
İşten ayrılan personele ait kıdem
tazminatı , ihbar tazminatı ödemeleri,
belgeler, bordro bilgileri
Sürecin tamamlanmasından
itibaren 10 yıl
iş akdinin sona erme tarihinden
itibaren 5 yıl
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Log Kayıt Takip Sistemleri
Donanım ve Yazılıma Erişim
Süreçlerinin Yürütülmesi
Kamera Kayıtları
Müşterilere ve Potansiyel Müşterilere
İlişkin Veriler (cookies, çerezler)
Sürecin tamamlanmasından
itibaren 2 yıl
2 yıl
Kaydın tamamlanmasını takiben
20 gün
13 Ay
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde
IYS KayıtlarıKayıt tarihinden itibaren 3 yıl
süreyle
Saklama süresinin bitimini takip
eden ilk periyodik imha süresinde

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Kurum, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre,
Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet
sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Başak Kandi tarafından dosyasında saklanır.

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Kurumun internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten
kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Veri Yöneticisi tarafından verilecek karar Kurum Yöneticisi tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Veri Yöneticisi tarafından saklanır.

15.06.2020

Bu web sitesi, deneyiminizi geliştirmek için çerezler kullanır. Bu konuda sorun yaşamadığınızı varsayacağız, ancak isterseniz vazgeçebilirsiniz. Kabul Et Daha Fazla Bilgi